محاضرات فى علم المحاسبة
2 - شجرة الحسابات
دليل (شجرة) الحسابات Chart of Accounts
تعريف شجرة حسابات؟
شجرة الحسابات هى الخطوه الاولى فى تصميم اى نظام محاسبي مهما كانت درجة تعقيده او الطريقه التى يتم من خلالها تطبيق النظام المحاسبى بالشركة أو المنشاة.
سواء الشركة أو المنشاة تعمل من خلال برنامج حسابات فهى تحتاج شجرة حسابات، كى يمكن أجراء القيود المحاسبية ولابد أن يكون الحساب موجود فى شجرة الحسابات أوأن الشركة أو المنشاة تعمل من خلال نظام محاسبى يعتمد على التسجيل اليدوى فى الدفاتر فأنها فى حاجة لعمل Control على الحسابات وتوجه الحركات المالية فى القيود اليها ولاتفتح مع كل Transaction حساب جديد.
وتعتبر شجرة/دليل الحسابات هو اللبنه ألأولى نحو بناء نظام محاسبي متكامل و سواء قلنا دليل الحسابات أو مخطط الحسابات أو شجرة الحسابات فكل التسميات وإن تعددت فمعناها واحد و تدل على قائمة تضم مجموعة من الحسابات يتم ترتيبها وفق نمط وأسلوب معين وحتى نحقق النجاح لأول خطوه في إعداد النظام المحاسبي يجب اتخاذ قرار بشأن ما نريد متابعته من حسابات.
وبالتالي فدليل الحسابات ببساطة كما قلت يمثل قائمة تحتفظ بها المنشأة من أجل تسجيل وتتبع بنود ومدخلات معينة وسواء قررت استخدام نظام يدوي أو آلي فإنه بالإمكان تعديل وضبط مخطط الحسابات بما يتناسب مع نشاط أي منشأة .
وبالتالي فدليل الحسابات ببساطة كما قلت يمثل قائمة تحتفظ بها المنشأة من أجل تسجيل وتتبع بنود ومدخلات معينة وسواء قررت استخدام نظام يدوي أو آلي فإنه بالإمكان تعديل وضبط مخطط الحسابات بما يتناسب مع نشاط أي منشأة .
أهمية شجرة حسابات
وكون دليل الحسابات هو الأساس الذي يبنى عليه أي نظام محاسبي فيجب علينا عند تصميمه الإهتمام بإعداده بطريقة صحيحة في المرة الأولى وأن نجعل التصنيفات الخاصة بكل حساب موجزة بقدر الإمكان وأن نترك حيزاً كافياً في التسلسل الرقمي بحيث نتمكن من اضافة حسابات جديدة في المستقبل .
فشجره الحسابات هى عباره عن كشف او بيان يكتب فيه كل أكواد ( أرقام ) وأسماء الحسابات التى تخص الشركة أو المنشاة , وتسمى شجرة الحسابات لانها بتنقسم الى حسابات رئيسيه وحسابات فرعيه فى شكل شجرى ..وتعتبرها القوام الاساسي للنظام المعلوماتى المحاسبى ففى ألأول بتقسم الحسابات لحسابات مركز مالىFinancial Position التى تحتوى حسابات الاصول والالتزامات ( الخصوم ) ثم بعد ذلك تأتى حسابات قائمه الدخل income statement التى تحتوى حسابات الايرادات revenues items و عناصر المصروفات expenses items.
تصميم دليل حسابات:
وحتى يتم تصميم دليل حسابات متكامل يهدف إلى تبويب وتحليل وتصنيف العمليات المالية والتي تساعد بدرجة رئيسية في تحقيق أهداف النظام المالي والمحاسبي يجب تحديد طريقة ترقيم الحسابات وفق لتصنيف الحسابات المتعارف عليه وكما هو معروف فالحسابات تنقسم إلى نوعين :
1- حسابات الميزانية وتمثلها حسابات الأصول والخصوم والتي تعبر بدورها عن المركز المالي للمنشأة
2- حسابات الأرباح والخسائر وتمثلها حسابات الإيرادات والمصروفات والتي تعبر عن نتيجة النشاط للفترة المالية الحالية .
ويجب علينا أيضاً أن نعرف أن صيغة الحساب هي التي تحدد مكانه في دليل الحسابات ومن هذا المنطلق فالحسابات يمكن ترقيمها كالتالي :
الرقم 1 يعبر عن حسابات الأصول
الرقم 2 يعبر عن حسابات الخصوم
الرقم 3 يعبر عن حسابات المصروفات
الرقم 4 يعبر عن حسابات الإيرادات
وبالتالي فالحسابات السابقة تمثل الحسابات الرئيسية في الدليل وإذا اردنا إضافة اي حساب يتفرع من الحساب الرئيسي فيجب علينا أن نعرف طبيعة الحساب الذي نريد أن نضيفه هل هو أصل أو خصم أو مصروف أو إيراد حتى يتم اضافته تحت الحساب الرئيسي بحيث يأخذ رقمه بالإضافة إلى رقم يميزه فعلى سبيل المثال :
الأصول يعبر عنها بالرقم 1 وكما هو معروف فهذا الحساب ينقسم إلى أصول ثابتة ومتداولة ويكون الترقيم
11 الأصول الثابتة
12 الأصول المتداولة
وحتى نحصل على تفريع أكثر يتم إدراج كافة الحسابات الخاصة بكل من الأصول الثابتة والمتداولة وفق تسلسل مرتب ويكون الشكل كالتالي:
1 الأصول
11 الأصول الثابتة
111 الأراضي
112 المباني ......وهكذا
12 الأصول المتداولة
121 الصندوق
122 البنك
12201 البنك الرئيسي
12201001 البنك درهم
12201002 البنك دولار ....وهكذا
كما لاحظنا مما سبق فالحساب الجديد يأخذ رقم الحساب الرئيسي إضافة إلى رقم يميزه وقد تعمدت إستعمال الصفر في الحسابات 01 ، 001 وذلك بغرض المرونة والتوسع في الدليل المحاسبي مستقبلا وهكذا عند إضافة اي حساب جديد تحت بند الأصول
وما ينطبق على حساب الأصول ينطبق كذلك على حساب الخصوم ولكن حتى تتأكد الفكره سأقوم بإضافة الحسابات تحت الخصوم ولن يكون هناك داعي للمصروفات أو الإيرادات لأن العملية ستكون مكرره ولكنني سوف أرفق بهذه التدوينة ملخص كامل لدليل حسابات قد يكون شائع في أغلب المنشأت حيث أن الدليل هو الدليل للحسابات في أي شركة ولكن الفرق في طبيعة النشاط والحسابات المستخدمة في المنشأة وبالتالي يجب أن يتم تكييف الدليل بحسب طبيعة النشاط.
وبالعودة إلى حساب الخصوم والذي ينقسم إلى خصوم ثابتة تمثل حقوق الملاك أو المالك وكذا رأس المال والمخصصات وغيرها أو خصوم متداولة تكون للمنشأت تجاه الغير مثل الموردون والمصروفات المستحقة وغيره وبالتالي فالترقيم يكون كالتالي:
2 الخصوم
21 الخصوم الثابتة
211 حقوق الملكية
212 المخصصات
213 الاحتياطيات ....وهكذا
22 الخصوم المتداولة
221 الموردون
22101 موردون محليون
22101001 خالد طاهر الحبابي
22102 مورون خارجيون ....وهكذا
وهكذا بالنسبة للمصروفات والإيرادات ، فكما نرى إن دليل الحسابات يمثل الوقود لأي نظام محاسبي ولا بد منه حتى تكتمل أساسات العملية المحاسبية .
ويمكن الأطلاع على مثال لدليل/شجرة الحسابات – ينفع أن يكون أساس لشجرة حسابات فى شركات ومنشات كثيرة - أضعط هنا
فوائد دليل (شجرة) الحسابات.
1- شجرة حسابات شجرة الحسابات هى تعتبر حجر الاساس للنظام المعلوماتى المحاسبى .
2- تنظيم وتيسر تسجيل الحركات المحاسبيية وبالتالى تسجيل القيود وخصوصا لوكانت الشركة أو المنشاة بتستخدم برنامج محاسبى مثل برنامج الحسابات العامه General Accounting لان كل شغل البرنامج مبنى على شجرة الحسابات واى قيد ممكن يتم أجرؤه وتوجهه على البرنامج بسهوله كذلك أيضا فى حالة تسجيل الحركات المحاسبية يدويا فى الدفاتر او على برنامج اكسيل .
3- يكون من السهل اضافه اى حساب جديد او حذف حساب قديم لأن عمليه تصميم شجره الحسابات فى حد ذاتها بتحتاج لجهد كبير جدا فى البدايه من الفريق المالى.
4- تقسيم الحسابات فى حد ذاتها تساعد فى الحصول على المعلومات بسرعة ودقة عاليه مثل كشوف الحسابات خلال فترة معينة وكذلك دراسة المصروفات والأيرادات وتحليها ماليا وأيضا وموازين المراجعة وقوائم الدخل والميزانيات للشركة أو المنشاة
